Hver dag sendes 183 mia. E-mails til verden. Vi vil fortælle dig, hvordan du skal sikre dig, at dit brev ikke går tabt i den generelle masse. Og så modtageren ikke kun sendte ham til kurven, men svarede også positivt på ham. Reglerne for at skrive et forretningsbrev vil være nyttige for alle. Uden undtagelse. Hvordan skal bogstavet begynde?
Det er nødvendigt at starte traditionelt: "Kære Ivan Sergeevich, hej!" Der var en sag, da et stort firma i sin korrespondance ændrede den klassiske appel "Kære" til "Kære". Og selv om det tilsyneladende følelsesmæssigt blev appellen varmere, var partnerne opmærksomme. I intet tilfælde skal du ikke bruge udtrykket "God tid på dagen" som en hilsen. For det første taler ingen i livet, og for det andet kan du få indtryk af, at du er ligeglad, når brevet er modtaget.
KAN jeg bruge i små bogstaver?
Hvis brevet er rettet til en fremmed og er af forretningsmæssig karakter, kan smileys skabe en følelse af fortrolighed i adressaten. I uformelle breve rettet til kollegaer er smileys ikke forbudt. Men hvis der er oplysninger i brevet om, at en administrerende direktør i din virksomhed måske engang skal tænke på, om du vil have den smilende parentes at få øje?
HVORDAN IKKE GØRE NEGATIVE EMOTIONER TIL AT AFFEKTE BILLEDEN AF BREVER?
Når du er utilfreds med noget, men ikke ønsker at afbryde forbindelsen med synderen af udseendet af negative følelser, men skal føre en konstruktiv dialog med ham, skal du ikke sende brevet straks. Lad os læse teksten til en kollega, der ikke er involveret i konflikten, eller send den senere, når du kan skrive et brev neutralt i tonen.
HVAD SAGER SKAL DU SPECIFIKERE BREVET?
Et brev skal altid have et tema. Dette giver statusbeskeden og sparer ofte fra at komme ind i spam. Emnet skal være kort og tilstrækkeligt til at pege på dig eller til emnet for dit samarbejde med modtageren. For eksempel, hvis du mødte en klient på en konference, et forum eller en udstilling, er det logisk at antage, at der vil være mange bogstaver i sin kasse med emnet "tilbud" eller "samarbejde". Derfor minde ham bedre om dit navn eller firmanavn. Og hvis du længe har kendt, angiver emnet i brevet emnet for samarbejde eller anledning til korrespondance: "spørgsmålet om ...", "kommentar om ..."
Er det værd at gå fra officiel sprog til ufrivillig?
Hvis du har modtaget et brev skrevet i en streng forretningstone, skal du svare på samme måde. Forsigelse denne regel om at skrive et forretningsbrev bør ikke være.
Erfaringen viser, at overgangen fra et formelt sprog til en uformel i virksomhedskorrespondance ofte fører til ineffektivt samspil. Det vil være svært for dig at diskutere forretningsmæssige forhold og opmuntre partnere til at opfylde deres forpligtelser, hvis din kommunikation med dem er blevet som en venlig. Det officielle sprog hjælper med at holde afstand og effektivt løse problemer. Formel stil hjælper med at være korrekt først og fremmest i deres egne udtalelser, hvilket fører til bedre resultater.
ER DET EN METODE TIL AT BEGREVE ADRESSEN SENESTE AT SENDE SVAR?
I stedet for at skrive i emnet "hurtigt" eller "hurtigt", er det bedre at angive i brevets brev den nøjagtige tidsramme, som du gerne vil modtage et svar på. For eksempel: "Jeg beder dig om at svare til en sådan dato" eller "Jeg beder dig omgående oplyse om din beslutning senest denne dato. Forsøg ikke at fremskynde processen ved at fortælle adressaten at forvente svaret: "Jeg håber på dit samtykke" eller "Jeg beder om at svare bekræftende." Giv personen mulighed for at tænke for sig selv.
ANVEND DET VIGTIGT VIGTIGT?
Dette værktøj bør kun bruges, når sagen i brevet er virkelig presserende og vigtig, ikke kun for dig, men også for din adressat. Tror du, at alle sager er sådan her? Markér alle dine internetbreve med røde flag og udråbstegn - forkert. Husk eventyret om en hane og en ulv: Når du virkelig har brug for et brev til at blive læst med det samme, vil det blive ignoreret.
HVORDAN SKAL KORRIGT SKRIVES SKRIFTLIG I HVILKEN FEJL BEGRÆNSER?
Hvis du er tvunget til at nægte noget, skal du ikke starte meddelelsen med en fejlmeddelelse. Beskriv kort begrundelsen for din beslutning og gør det klart, at det under visse omstændigheder er muligt at vende tilbage til behandlingen af sagen. Tak for den interesse, der er vist for dig, udtrykke beklagelse over et sådant udfald af sagen og afslutte brevet positivt, for eksempel "Jeg ønsker succes".
Hvad skal jeg gøre, hvis bogstaverne er for lange?
Struktur teksten, bryd den i kapitler, afsnit, afsnit - ellers den lange besked er svært at opfatte. Hvis oplysningerne gives af et kontinuerligt stykke, så begynder personen på den anden linje at miste interessen for den. Den ideelle formel til kompilering af store internetbreve ser sådan ud: en tanke er et afsnit. Det er også vigtigt at undgå komplekse sætninger og uklare sætninger. For hurtigt at reagere på dit brev skal en person fra første gang forstå, hvad de virkelig vil have fra ham.
Hvordan er det bedre at tilmelde dig?
Besvarelsen af brevet er nok til at angive i sidste ende dit navn og efternavn. Hvis du indleder korrespondance, skal du desuden angive din position og kontakt telefonnummer. Ved at bruge i begyndelsen af brevet slutter appellen "Kære ..." ikke med sætningen "Yours faithfully". Skriv: "Hilsen" eller "Med venlig hilsen". Få flere typer af signaturer i maileren og brug dem afhængigt af situationen.
PÅ VILLAGE GRANDFATHER.
• Ifølge forskningsfirmaet Radicati Group sendes 183 milliarder internetbreve hver dag i verden, det vil sige mere end 2 millioner bogstaver per sekund.
• Kaspersky Lab, en velkendt producent af anti-spam-systemer, anslår, at 80% af al post sendt på en dag er spam.
• Ifølge agenturet Gallup Media, de 70 millioner registrerede brugere af mail.ru-postsystemet, kontrollerer næsten 8 millioner deres postkasse dagligt.
• Det meste af alt spam sendes fra USA, Rusland og Polen.
• De hyppigste emner for uautoriseret reklame, der sendes via post, er medicin og bekendtskab.